Svaka firma se, prije ili kasnije, susretne sa time da nekog od radnika treba otpustiti. Razlozi tome mogu biti razni – od toga da je prestala potreba za njegovim angažmanom, pa do toga da njegov rad ili ponašanje nisu zadovoljili postavljene kriterije.
Kakvi god bili razlozi, jedno je sigurno – ova situacija nije nikome ugodna.
Davanje otkaza često nije ugodno onome tko otkaz daje, ali to ne mora biti slučaj. Međutim, za onoga tko taj otkaz dobiva, ona je gotovo uvijek neugodna. Bez obzira da li je zaposleni možda želioo dobiti otkaz, predvidio ga ili tome slično, razgovor u kojem priopćavate nekome da više neće raditi za vas obično je obavijen velom neprijatnosti i to je u potpunosti normalno i očekivano.
Kako ćemo se nositi sa tom neprijatnošću također je jako važno pitanje i ima mnogo dodirnih točaka sa temom emocija. Jednostavno rečeno, ako se nešto mora odraditi ma koliko bilo neugodno, onda to treba i uraditi.
Zato ćemo sad proći kroz nekoliko smjernica u vezi sa tim na koji način zaposlenom dati otkaz, na način koji će biti fer i koji, čak i ako ne bude svima sve po volji i mjeri (što je također očekivano i normalno), na kraju ipak možemo reći da smo učinili to na korektan i profesionalan način.
Budite u potpunosti sigurni u svoju odluku
Ovo je zaista neophodan korak. Nemojte se predomišljati i svojim ponašanjem slati međusobno proturječne poruke. Jasno je da možda ne možete presjeći i donjeti odluku koja bi bila najpovoljnija za vaše poslovanje, ali neka vaše nedoumice ostanu vaše. U jednom trenutku svakako ćete odlučiti šta vam je činiti. Tek u tom trenutku, izvršite ono što je neophodno; nikako prije nego što odluka ne sazrije. Jasno je da u ovoj fazi možete imati niz nedoumica i briga u vezi sa tim da li donosite pravu odluku. Uzmite vremena koliko vam je potrebno i zatim odlučite u skladu sa tim što je najbolje za vaše poslovanje.
Odvojite vrijeme za razgovor
Nemojte situaciju napraviti takvom da se razgovor o otkazu svede na jednu jedinu rečenicu u kojoj to priopćavate svom zaposlenom, žureći (stvarno ili ne) na sljedeći sastanak. Moguće je da ćete imati potrebu da što prije pojbegnete iz situacije, ali nemojte to činiti; ostanite u njoj. Izdvojte vrijeme u kojem ćete zaposlenom reći šta su razlozi zbog kojih je potrebno da napusti vaš tim. Ma što stajalo iza vaše odluke da ga otpustite, bilo bi poželjno da sa tim budete u potpunosti iskreni. Na taj način, ukazujete poštovanje vremenu koje je on proveo radeći za vas, ali mu istovremeno nudite i dragocjene povratne informacije, koje mu mogu biti od velike pomoći u daljnjoj karijeri.
Neka se razgovor odvija u četiri oka
Osim ukoliko ne postoje neki realni razlozi da razgovoru o otkazu prisustvuje još netko, obavite ga nasamo za zaposlenim. Ako to učinite pred publikom, odnosno pred drugima, može djelovati kao da im želite polati određenu poruku. Čak i ako želite, to nije način. Zato se takav razgovor treba odvijati iza zatvorenih vrata, isključivo između vas i zaposlenog o kome je riječ. Nakon razgovora, možete obavijestiti svoje zaposlene o tome što se dogodilo. Na taj način, sprečiti ćete mnogo pretpostavki, glasina, nagađanja i ostalih uobičajenih stvari koje zahvate kolektiv u ovakvim situacijama. Ako vi izađete pred ostatak tima i informirate ih o promjeni koja je nastala, znati će da nemate što kriti od njih i da je situacija „čista“, jer nema razloga da ne bude. To u najvećoj mjeri zavisi upravo od vas.
Bez „gorućih“ osjećanja
Nemojte obavljati razgovor o otkazu sa zaposlenim kada ste pod utjecajem emocija, posebno ukoliko su one snažne. Sačekajte najprije da emocija prođe. Ako budete, na primjer, bjesni tokom razgovora, nećete moći procjeniti sve važne aspekte situacije. Osim toga, vaša odluka ne samo da može djelovati impulzivno, već zaista takva može i biti. Kako biste bili sigurni u svoju odluku, ostavite je da neko vreme „odstoji“ – pristupite joj kada se dojmovi poslože i, na taj način, njeno izvršavanje ne bi trebalo biti praćeno snažnim emocijama. Ako i bude, uvijek možete odabrati voditi se prisutnom emocijom, već onime što vam je zaista važno u tom trenutku.
Saslušajte drugu stranu
Nemojte samo vi govoriti. Čak i ako ste vi inicijator razgovora, nakon što izložite što imate, dajte prostora svom zaposlenom da kaže što on ima i saslušajte ga. Možete dobiti važne informacije – njegov pogled na situaciju, koju vam možda ne bi ni iznio da nije dobio baš ovakvu priliku. Ako njega obuzme emocija – na primjer, naljuti se, rastuži, rasplače – dajte mu par minuta da se smiri i vratite fokus na sadržaj razgovora, to jest na ono što se tokom njega odvija i što mu je svrha.
Budite iskreni i otvoreni
Ova situacija, iako je neugodna, zahtjeva otvorenost, iskrenost, pa i asertivnost. Nije vam se sviđalo kako je obavljao posao? Recite. Samo, nemojte da ovo bude prvi put da zaposleni kome dajete otkaz čuje vaše primjedbe na njegov rad i postignuće. Zato je potrebno, mnogo prije točke u kojoj dođe do otkaza, da imate otvorenu komunikaciju sa ljudima koji čine vaš tim. Ako se vodite tim principom, onda će i ovaj razgovor biti takav. Otvoreno recite razloge za svoju odluku. Međutim, to ne znači da bi trebali biti grubi, netaktični ili neprijatni. Uostalom, probajte se staviti u njegovu situaciju i razmislite na koji način bi vam bilo u redu da se ovaj razgovor odvija a da ste vi sa druge strane stola.
Ponudite svoje preporuke…
…ali samo ako zaista možete stati iza njih. Nemojte nuditi preporuke kako biste umanjili svoj potencijalni osjećaj krivice ili pokušali situaciju ublažiti. Ukoliko ste nezadovoljni radom zaposlenog i to je razlog zašto mu dajete otkaz, onda je potrebno da on to zna (kao što je rečeno, i prije samog otkaza), pa stoga nemojte nuditi preporuke ukoliko će one sadržati laži ili „isfeniranu“ istinu.
Nijedna od ovih stvari ne može garantirati da situacija davanja otkaza neće biti neugodna. Čak i ako je zaposleni taj koji daje otkaz, potrudite se da se i o tome porazgovara, iskreno i otvoreno. Imajte na umu da je ta osoba bila dio vašeg tima, vaše vizije i svega onoga što je ključno za vašu firmu. Ma koliko uloga tog zaposlenog u sprovođenju vizije možda bila mala, on je ipak svoje vrijeme i energiju ulagao u ono što se od njega tražilo. Prema tome, neka i ovaj finalni korak suradnje bude u suglasnosti sa poštovanjem prema tom vremenu i energiji. Čak i ako oni nisu bili dovoljni.
Bez obzira na razloge, ovo je situacija koja ipak šalje poruku i ostatku vašeg tima – poruku o tome koliko ih uvažavate, čak i onda kada je došlo vrijme da se vaši putevi raziđu.
